Știați că a vă organiza inbox-ul, documentele, fotografiile și alte fișiere, poate reduce stresul și îmbunătăți productivitatea?
Cel puțin o dată pe an, cu toții am putea să ne organizăm viață digitală. Chiar dacă alegem doar să arhivam e-mailurile primite în ultimul an, sentimentul creat de această “curățenie” este unul incredibil, fie că aruncam documente care efectiv nu ne mai trebuie, fie că le salvam într-un fișier dedicat. Este adevărat că nu crează același sentiment pentru țoață lumea și nici nu este garantat faptul că se îmbunătățește productivitatea astfel, însă cu siguranță vă veți putea concentra mai bine fiind organizați.
Citeste si:
Primii 5 pași în această direcție sunt următorii:
- Aranjați-vă fișierele de pe desktop
- Organizați-vă mesajele din inbox
- Organizați-vă fotografiile din telefon
- Aranjați-vă aplicațiile din telefon
- Organizați-vă paginile de internet accesate în mod frecvent.
Curățați desktop-ul
De foarte multe ori salvăm un document pe desktop pur și simplu pentru a-l vedea și pentru a-l avea la îndemână sau să nu uităm de el. Apoi repetăm acțiunea de alte câteva ori și până să realizați, vă dați seama că déjà nu mai înțelegeți nimic din tot ce ați salvat acolo.
Cea mai bună modalitate de a vă aranja desktop-ul este de a vedea fișierele în varianta listă în loc de iconițe. În acest fel puteți vedea mult mai ușor ce fișiere puteți șterge și pe care aveți nevoie să le păstrați.
Nu trebuie să aruncați toate fișierele pentru a vă curăța desktop-ul. Puteți în schimb să creați câteva fișiere cu denumiri cheie, cum ar fi «în lucru» sau «fotografii», pentru a organiza puțin mai bine documentele. Nu trebuie să aveți un sistem complicat de organizare, totul trebuie cât mai simplu și cât mai ușor de înțeles. Un fișier pentru PDF-uri, unul pentru fotografii și unul pentru documente ar fi de ajuns. De asemenea, o altă formă de organizare pe fișiere ar fi «Serviciu» sau «Personal».
De asemenea, este util să vă organizați fișierele pe ani, iar în cadrul lor fișiere secundare. Această formă de organizare este foarte utilă mai ales pentru fotografii.
Curățați inbox-ul e-mailului
Mulți dintre noi ezită să șteargă mesaje din inbox, gandindu-ne că poate la un moment dat vom avea nevoie de ele. Ceea ce putem face însă este să le organizăm în fișiere secundare, sau să le arhivam, astfel încât, la un moment dat când vom avea nevoie de ele, să le putem accesa.
De exemplu, dacă aveți mai puțin de 100 de mesaje, puteți organiza totul într-un singur fișier secundar. Dacă aveți câteva sute sau chiar mii, nu ajută cu nimic să le mutați într-un alt fișier, ci va trebui să le structurați în mai multe, în funcție de categoria lor. Se poate crea un fișier denumit de exemplu 2021 Q1 care poate avea fișiere secundare cu denumirea fiecărei luni și acolo organizate mesajele din lunile respective.
Pentru a evita să ajungeți în aceeași situație, vă puteți crea niște obiceiuri și de fiecare dată când aveți un mesaj noi, să îl direcționați imediat către fișierul potrivit.
Transferați-vă fotografiile din telefon
Puteți folosi o metodă de a le depozita, fie iCloud, Dropbox sau OneDrive, fie le puteți transfera direct în calculator. De asemenea, există și varianta să atașați telefonului mobil un card de memorie. Bineînțeles, puteți păstra în telefon fotografiile sau filmuletele care considerați că vă aduc mereu zâmbetul pe buze. De asemenea, țineți minte întotdeauna să vă goliți fișierele unde își salvează aplicațiile fotografii, acestea tind să se umple cel mai mult și cel mai repede.
Încercați să scăpați de aplicațiile nefolositoare
Se întâmplă desigur să descarcați anumite aplicații din curiozitate, pentru a vedea pur și simplu cum sunt și apoi să uitați să le dezinstalati. Puteți începe din ferestrele cele mai îndepărtate să verificați ce aplicații aveți instalate și să le ștergeți pe cele pe care nu le mai folosiți. În mod normal, cele păstrate în fereastra «acasă» sunt cele utile, pe care le folosiți în mod frecvent.
Închideți ferestrele din browser
Cu siguranță ajuta să deschideți mai multe ferestre, însă acest lucru îngreunează procesul de curățare a fișierelor dăunătoare pentru calculator. Cea mai simpla modalitate este de a le salva la «Favorite» și în acest fel cu siguranță le veți putea accesa ori de cate ori veți avea nevoie.
