În ultimul an, toți organizatorii de evenimente s-au adaptat restricțiilor și condițiilor impuse legislativ, căutând variante alternative pentru clienții lor. Astfel au luat amploare așa numitele evenimente hibrid, o combinație între participanți prezenți fizic într-o locație și alții conectați virtual, în ambele situații oferind experiențe în timp real și posibilitatea să poată interacționa.
Cu toate că acest concept de eveniment hibrid nu este o noutate, în perioada actuală este o variantă la îndemână și extrem de flexibilă. Atât participanții prezenți fizic, dar și cei conectați prin intermediul unei platforme virtuale au acces la aceleași informații, fiind astfel depășită distanța geografică și socială. Un eveniment hibrid poate aduce în același loc oameni din locații diferite, oameni cu dizabilități fizice, precum și oameni are au nevoie de un program cât mai flexibil.
Ședințele pe echipe, cu 10-30 de participanți pot fi organizate în sistem hibrid, fiecare dintre echipe având angajați prezenți fizic, dar și conectați prin sisteme de videoconferință. Atât persoanele prezente în sală, cât și cele conectate online pot interveni în discuții, balansând astfel atenția în ambele direcții.
La conferințe de dimensiuni mai mari, intre 80 și 200 de participanți, este important să fie aleasă o locație fizică potrivită cu tema evenimentului. Chiar și pentru persoanele care urmăresc numai virtual este important să aibă o experiență de calitate iar mediul în care se desfășoară conferință este esențial. Este important de asemenea să fie instalat un sistem video live stream dotat cu mai multe camere de captură poziționate în unghiuri diferite ale încăperii. Este important că participanții conectați virtual să poată vedea prezentările de aproape și în același timp și persoanele prezente în sală. În privință serviciilor de catering, pot beneficia de ele atât persoanele prezente la eveniment, cât și cei de acasă pot beneficia de aceleași produse, cei conectați virtual putând să le primească în sistem livrare.
Pentru conferințe și târguri cu un număr de 500-1000 de participanți se poate organiza totul în sistem hibrid, însă este recomandat că persoanele participante să fie împărțite pe mai multe săli mai mici.
Cu o tehnologie în continuă dezvoltare, orice provocare nouă este o oportunitate să evoluam și să inovăm. Important este să ținem cont de fiecare data să livrăm conținut de calitate și să le dăm oamenilor șansa să relaționeze, chiar și aflandu-se la distanță unii față de ceilalți.
